Nos artigos anteriores, vimos que os quadros guardam e organizam o trabalho e que os processos definem a ordem em que ele acontece. Agora vamos ver como os dois se conversam no dia a dia, com exemplos de marketing, de agência e de RH.
A regra que resume tudo é simples: o quadro guarda o trabalho; o processo diz a ordem do trabalho.
Onde nascem as tarefas de um processo?
No quadro. Cada Tarefa do processo vira um cartão de verdade, com responsável, prazo, checklist, comentários e arquivos, igual a qualquer outra tarefa. A diferença é que o cartão mostra um selo como "Etapa 3 de 6 · Quanto tempo sua empresa perde procurando informações?", para todo mundo saber a que trabalho ele pertence e em que ponto está.
No mesmo quadro, tarefas comuns e tarefas de processo. As de processo mostram o selo "Etapa X de 6" com o nome da execução.
Você não precisa criar colunas para cada passo do processo. As colunas continuam organizando do jeito que o seu time escolheu, e o selo mostra em que ponto do processo cada tarefa está.
Em qual coluna a tarefa aparece?
Ao iniciar um processo, você escolhe a coluna da execução. As tarefas nascem nela, a menos que o processo diga outra coluna para uma tarefa específica.
No quadro de Marketing acima, organizado pelo funil:
- a pauta "Quanto tempo sua empresa perde procurando informações?" é de Converter, e todas as tarefas dela nascem em "Converter – Meio";
- a pauta "Sua empresa depende de pessoas ou de processos?" é de Atrair, e as tarefas dela nascem em "Atrair – Topo";
- a pauta "Bastidores: como a equipe usa o miCore" é de Vender.
O mesmo processo serve às três, sem duplicar nada.
Como uma ideia vira trabalho?
Muitas vezes o trabalho começa como uma ideia anotada no quadro: uma pauta, um pedido de cliente, uma melhoria. Quando chega a hora de executá-la:
- Abra a tarefa da ideia e clique em Iniciar processo, no topo.
- O nome e a coluna já vêm da tarefa. Escolha o processo e quem ocupa cada papel.
- Confira a prévia das etapas e clique em Iniciar processo.
A pauta vira a execução: o nome e a coluna vêm da tarefa, e o aviso lembra que ela será arquivada ao começar.
A tarefa da ideia é arquivada e vira a execução: ela continua acessível pelo link "Tarefa de origem", com todos os comentários e arquivos. E a primeira tarefa do processo já aparece para a pessoa certa. Tudo isso sem sair da tela.
Também dá para iniciar um processo direto pelo menu Ações › Iniciar processo do quadro, quando a ideia não está anotada em lugar nenhum.
Como cada pessoa vê isso no dia a dia?
Quem executa quase não precisa pensar em processo. No Minhas Tarefas, a pessoa vê a tarefa dela com prazo, a instrução no primeiro comentário e o checklist pronto. Ao terminar, finaliza a tarefa, e a próxima pessoa recebe a dela.
No Minhas Tarefas, as etapas de processo aparecem junto com as outras tarefas, com o selo da etapa e o quadro de origem.
Quando a tarefa tem saídas, como uma aprovação, aparecem os botões "Concluir: Aprovado" e "Concluir: Ajustar". Escolher já conclui a tarefa e manda o trabalho para o caminho certo. Na aba Processo da tarefa, a pessoa vê a linha do tempo inteira e o "Você está aqui".
A aba Processo da tarefa: as saídas, quem fez cada etapa, quando, e o que ainda falta.
Uma agência com um quadro por cliente
Agências costumam ter um quadro para cada cliente. Com processos, você desenha uma vez o "Lançamento de campanha" e usa em todos os clientes:
- iniciado no quadro do Cliente A, as tarefas nascem no quadro do Cliente A;
- iniciado no quadro do Cliente B, nascem no do Cliente B;
- se o quadro do cliente tem uma coluna "Aprovação" e a tarefa de aprovação aponta para ela, a tarefa vai para lá. Se não tem, vai para a coluna da execução.
E como os responsáveis são papéis, cada cliente pode ter a sua designer e o seu atendimento. O miCore ainda sugere, em cada quadro, quem ocupou o papel da última vez.
Trabalho que passa entre áreas
Alguns processos atravessam a empresa. Na admissão de um funcionário, o RH inicia o processo no quadro dele, mas a tarefa "Criar e-mail" está configurada para nascer no quadro do TI. O TI vê a tarefa no próprio quadro, sem precisar participar do quadro do RH, e o processo segue quando ele finaliza.
E quem só quer usar o quadro?
Pode continuar usando. Processo é opcional. Um quadro de compras organizado por fornecedor ou uma lista de melhorias funcionam exatamente como antes. Uma boa regra:
- Uma pessoa e uma entrega: uma tarefa, de preferência com um Modelo de tarefa;
- Várias entregas em ordem, passando entre pessoas: um processo.
E o gestor?
- No quadro, vê todo o trabalho da área, de processo ou não.
- Em Processos › Em andamento, vê as execuções, o que está atrasado ou parado e onde cada processo mais demora.
- Na execução, vê cada passo e o desenho colorido pelo andamento.
O desenho de uma execução: verde para o que já foi, azul para o que está acontecendo, tracejado para o que falta.
Resumo
- Quadro: onde o trabalho fica, organizado como o seu time quiser.
- Tarefa: uma entrega, com dono, prazo e tudo o que é preciso para fazê-la.
- Modelo de tarefa: uma tarefa pronta para reaproveitar.
- Processo: a ordem do trabalho, que entrega cada tarefa para a pessoa certa.
- Execução: cada vez que o processo roda, com nome próprio e acompanhamento.
Comece por um trabalho que se repete toda semana. Desenhe, rode uma vez com um caso real e ajuste. Na segunda rodada, o time já não vai querer voltar a avisar o próximo pelo WhatsApp.
